July Tech Festa 2020にプログラム委員として参加したので振り返ってみる

0.はじめに

本レポートで書かれている全文は、私個人の意見です。本レポートは、私個人がJuly Tech Festaのプログラム委員をやることにしたワケから、プログラム委員としての活動開始前、当日まで、そして当日に取り組んだことを時系列に書いています。
そして、最後に所感を簡単に記載しております。
登壇資料の取り扱い下記のJuly Tech Festa公式アカウントから告知がされるかと思います。
今しばらくお待ちください。

1.本レポートでお話しすること

2.July Tech Festaとは

- インフラエンジニア向けの話題を主に扱う技術カンファレンス
※内容がインフラ寄りな印象なのは開催した当初、インフラ系の方が運営スタッフと
  して多く関わっていたため。
  今では「JTFといったらインフラ!」という印象を持っていただいているので、内容
  がインフラ寄りとなっているというのもある。
- 名前が「July Tech Festa」である理由は、7月最終金曜日が「システム管理者の日」
であることから

※会場の都合等で6月や8月開催になったり、昨年は12月開催になってしまったが、
今年は7月に開催することが出来た。
Extend Your Engineering Life!- オンラインなので、地域にしばられない。
- 遠方からも参加できる。

- 東京に住んでいない人も、海外にいる人も講師をやってもらいたい。

- 働き方を支える技術を紹介してください。
(- 技術カンファレンスだから技術セッションもアリだよねということで、CFPは技術セッションも応募しているよーと告知していた。)

3.プログラム委員をやることにしたワケ

- ボランティアスタッフ
- プログラム委員の主な役割は、プログラムをより面白いものにするため、プログラムの
採択、表記アレンジメント、登壇者とのコミュニケーション、宣伝
などをする
※そもそも「プログラム」とは、登壇者様の発表内容のことです。本レポートでも
登壇者様の発表内容のことを「プログラム」と表記していきます。
- 登壇者の選定にあたり資料を先行して読み込むことができること
- オンライン開催のノウハウを吸収すること

本勉強会は2020年4月24日(金) 19:25より、YouTube Live を用いてオンラインで開催しました。
発表者には Zoom ミーティングを用いて画面共有および発表していただき、その様子を配信ソフトを介した上で YouTube Live で配信するという構成です。

配信開始直後の19:25〜19:35の間、YouTube Liveでのライブ視聴が不安定となる事象が発生しました。

4.活動開始前に取り組んだこと

2013年から毎年開催されているので、その年ごとに、公式サイトと感想ブログのリンク、そして個人的に印象に残ったことをscrapboxにまとめた。 →jtf-log/overview https://scrapbox.io/jtf-log/overview
下記のとおり印象に残ったところを引用したい。

羅列したものを見ると、やることが多すぎてワケがわからなくなりそうだけど基本的には「最終的にアウトプットするもの」を洗い出して公開日を設定してリスト化し、それを逆算していくという形でまずはスケジュールをひいて優先度が高いものから検討をしていく。

(中略)

祭りを生み出すパワーは膨大で時に疲れちゃうこともあるんだけど、このYAPC::Asiaという祭りで培われたものはインターネットの一部またはそのものを作り出し、最終的には自分たちの手元にまた帰って来る。なに言ってるかわからないと思いますがそういうものなんです。

5.開催当日までに取り組んだこと

■プログラムが決まるまで  - 2020/4月下旬 初回ミーティング@Zoom
毎週定例
- 2020/5月 プログラム公募
           YouTube視聴申し込み告知
- 2020/6月中旬  プログラム採択 - 2020/6月下旬 プログラム公開と担当プログラムの割り振り
        担当したプログラムが知られるようにSNS等で宣伝等、PR活動
※このころ、配信方法も決まったような。■開催当日まで - 2020/07/02 【プレイベント】July Tech Festa 2020
https://techfesta.connpass.com/event/177160/
→オンライン開催のオペレーション確認。懸念点探し。
- 2020/7月初旬  ライブ配信運営練習 - 2020/7月中旬〜  登壇者様と当日の流れ確認
※このころ、後述するSpatialChatの採用を決めた気がする。
■開催当日 - 2020/7/25 July Tech Festa 2020開催(開催は1日間)
プレゼン(by登壇者様)  ->  音声と映像出力(by運営) -> Youtube Live(視聴者のみなさんが見る)

6.当日取り組んだこと

割り振られたトラックの発表を滞りなく終わらるために以下の2つのことを頑張ること。
- 音声と映像出力の設定
→YouTubeの待ち画面からプレゼン共有画面などの変更
- 発表の進行役
→各セッションの冒頭と最後にお話
ペアとなり、役割を交互に入れ替えていった。

7.運営スタッフとして参加しての振り返り

- windowsサーバー上にzoomを載せることで登壇者にハイスペックpcの用意や当日
の面倒な準備をしないようにするといったアイデア

- また興味本位で自分でも模してイベントで使われているインスタンスをcfnで起動
できるようにしたがったが、rdpを付与するので精一杯だった。
- windows難しい。- 検証目的で、CloudformationでWindowsサーバーを立ち上げるスクリプトを
書いたので、よろしければ。
https://github.com/gkzz/cfn-win
- 運営側一同でなんとなく掲げていた「peatixチケット申込み枚数1,000枚」を
当日朝、達成した瞬間。
→ アドレナリン全開となり、緊張感が吹き飛びました笑。
- セッションをこなすにつれて、登壇者様や視聴者様、運営スタッフとで会話を交わし、みんなで「お祭り騒ぎ」を楽しむことが出来たこと
- ・室内で開催ということで当日の天候に左右されずに開催できたのが精神衛生上よかった
- オンライン開催の配信環境を山崎さん作の仮想環境上に寄せることで、うまくいった環境を複製したり、そうではない環境を検証、その前の環境にロールバックと切り戻しも例年よりラクではなかったのかな?と思う。- お弁当が美味しかった。- 配信場所もアクセス良好な新宿でよかった。これが単一路線しか止まらない駅で、かつその路線で遅延が発生したら、当日のスケジュールが遅れていたと思う。(玉木)

祭りを生み出すパワーは膨大で時に疲れちゃうこともあるんだけど、このYAPC::Asiaという祭りで培われたものはインターネットの一部またはそのものを作り出し、最終的には自分たちの手元にまた帰って来る。なに言ってるかわからないと思いますがそういうものなんです。

■同時に配信するトラック数が多かった説  - オンラインなので、セッションあたりのキャパシティはほぼ無限なので、トラック
の同時配信数を減らして、次に記載する「登壇中に質問を拾う仕掛け作り」に力を
注げばよかったかも。
■集客活動が足りなかった(対視聴者) - はてなブックマークに多数人気エントリーとして挙がっている登壇資料があった
だけに、当日までの集客活動を頑張っていれば、もっと多くのセッションをライブ
でお越しになられたと思うので悔しかった。
→集客活動の例)登壇者に「資料が出来たら、出来たツイートをしてほしい」
お願いし、そのツイートを拡散する
- 対登壇者向けの集客活動はなんでしょう?汗■登壇中に質問を拾う仕掛け作りが足りなかった - 進行役から視聴者に対して、「質問をTwitterに投稿してほしいと伝える」 - 拾えなくてもsli.doと違い、視聴者にも質問が共有され、「盛り上がっている」
感がもっと醸成
できたかもしれない
■Spatial Chatの立ち位置
→Spatial Chatで達成したかった目的の再定義とそれを達成できる代替ツールの確認
→終了直後、懇談会ツールについてアンケートを取ったところ、discordが一番手
https://twitter.com/gkzvoice/status/1286923305992065024?s=20
■目立った配信トラブルが起きなかった要因について  - 登壇者が周到に登壇準備をしてくれたような気がするので、来年もオンライン開催
の場合、どこまで登壇者側で準備していただくか、告知するといいかも知れないと
考えた。
→とはいえ、登壇者にヒアリングしたところ、ノートパソコン1台という方も
いらっしゃったので、OBSをEC2で巻き取っていたことが大きいのかな?
https://twitter.com/gkzvoice/status/1286924576807477248?s=20
JTFはイベント運営のベテランが集まった安定感抜群のチームなので、イベントスタッフに興味があるけどどれなら敷居が低いか悩んでいるという方もぜひ手を挙げてほしいです。

8. 最後に

後日談.SpatialChatを使ったYouTubeのパブリックビューイング化の検証報告

後日談2. 当日担当したTrack Bの登壇資料感想文

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